Collectie: registreren, documenteren en online plaatsen

Uw museum staat midden in de maatschappij. Uw publieke functie is de afgelopen decennia flink toegenomen. U beheert een enorme hoeveelheid voorwerpen en daarmee verbonden verhalen. Met die schatkist aan informatie ontwikkelt u vervolgens talloze tentoonstellingen, educatieve programma’s, een website, publicaties en presentaties. Voor wie zoveel informatie beheert voor zoveel verschillende gebruikers, luidt de belangrijkste vraag: hoe vind u snel wat u zoekt? We kunnen alleen goed voor onze collectie zorgen als we weten welke voorwerpen we in huis hebben, waar ze zijn, hoe ze eraan toe zijn en wat we weten over dat object of die collectie. Wanneer u deze informatie paraat heeft, kunt u uw collectie voor het publiek ontsluiten op internet.

DOWNLOADS EN LITERATUURTIPS
Handleiding Informatiebeheer in musea

Deze publicatie is de opvolger van de Syllabus bij de basiscursus Registratie en Documentatie. Het is een praktisch handboek met overzichtelijke stroomdiagrammen, waarin de basisbeginselen van een verantwoord collectie-informatiebeheer worden toegelicht. De gedrukte publicatie is voorzien van een ringband, zodat u hem makkelijk naast uw werk kan openleggen. Het is tevens het cursusboek bij de Basiscursus Collectie-informatiebeheer. De publicatie is in gedrukte vorm te bestellen bij Erfgoed Gelderland in de webwinkel.

Handleiding informatiebeheer in musea, LCM, 2009

Instructiefilm nummeren van museale objecten

Samenvatting Cursus Nummeren van Museale Objecten

In deze samenvatting Nummeren van Museale Objecten van Erfgoed Geldeland, die hoort bij de gelijknamige cursus, leest u hoe u objecten dient te nummeren. Een en ander is geïllustreerd om meer duidelijkheid te geven. Zie voor het nummer van collecties ook de onderstaande instructiefilm nummeren van museale objecten.

Nummeren van objecten, Gelders Erfgoed, 2012

Registratie stap voor stap: als een object het museum binnenkomt

Het CIDOC*, als onderdeel van ICOM (International Council of Museums), heeft een richtlijn ontwikkeld om aspecten van museale documentatie op eenvoudige wijze inzichtelijk te maken. In deze richtlijn wordt in acht stappen besproken hoe een object bij binnenkomst in het museum wordt geregistreerd. De stappen kunnen zowel van toepassing zijn op een handmatig als op een geautomatiseerd systeem. Op de website van ICOM vindt u alle richtlijnen die door CIDOC zijn opgesteld.

Registratie stap voor stap, ICOM CIDOC, 1993

Invulboek

Het Invulboek is gebaseerd op internationale standaarden voor objectregistratie (SPECTRUM, CCO). Het biedt richtlijnen voor een vierhonderdtal velden in het registratieprogramma Adlib. Voor elk veld geeft het Invulboek een uitgebreide toelichting, zodat u het goed kunt invullen: definitie, toelichting, schrijfwijze, opmerkingen en voorbeelden.

Informatiebeleidsplan, de indeling

In het informatiebeleidsplan legt u het ICT-beleid vast met betrekking tot uw culturele erfgoedcollectie(s). Om de mogelijkheden van informatie- en communicatietechnologie optimaal te kunnen benutten dient er samenhang te bestaan tussen uw algemene instellingsbeleid en uw ICT-beleid. Het informatiebeleidsplan brengt deze samenhang aan en helpt u bij het opstellen van een informatiebeleidsplan.

Indeling Informatiebeleidsplan, LCM, 2009

Spectrum-N 1.0

Hoe beheren en documenteren musea hun collecties? En hoe houden ze die informatie up-to-date? Dat doen ze met SPECTRUM. Dé handleiding voor hoe u een collectie beheert, documenteert en actualiseert. Via de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed kunt u na registratie Spectrum-N downloaden.

Spectrum-N stroomdiagram
men

Naast SPECTRUM-N 1.0 zijn de procedures nu ook als stroomdiagrammen te downloaden. Hierdoor is Spectrum-N handzamer en nog makkelijker te raadplegen. Voor zaken rondom beleid en wettelijk kader wordt verwezen naar 1.0. Via de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed kunt u na registratie Spectrum-N stroomdiagrammen downloaden.

DE BASIS

DE BASIS staat voor: ‘Digitaal Erfgoed: Bouwen Aan Succesvolle ICT-Strategie’. DE BASIS is een set van minimale eisen voor de digitalisering van erfgoed en maakt onderdeel uit van de kennisbank van Digitaal Erfgoed Nederland (DEN). Als u als erfgoedinstelling op verantwoorde en duurzame wijze wil digitaliseren en uw collecties online wilt delen raadt DEN sterk aan DE BASIS te volgen.

ABC-DE Woordenboek voor het digitaal erfgoed

Steeds meer instellingen grijpen de kansen die internet biedt. Daarmee is er ook een groeiende behoefte aan kennis over digitalisering. Digitalisering is een activiteit op het grensvlak van techniek, communicatie en organisatie. Dat bemoeilijkt het vinden van een eenduidige terminologie waarmee die kennis kan worden uitgedrukt. Met dit handzame woordenboekje dat aansluit op de praktijk van erfgoedinstellingen is dat hopelijk verleden tijd.

ABC-DE, DEN, 2008

AAT in de praktijk

In deze brochure wordt het belang van de Art and Architecture Thesaurus (AAT) toegelicht als hulpmiddel voor eenduidige en doelmatige collectieregistratie en als kennisinstrument voor publicatie en onderzoek. Kort gezegd komt het hier op neer: als alle collecties zijn geregistreerd met behulp van standaardterminologie uit de AAT, dan zijn ze eenduidig raadpleegbaar, het vergemakkelijkt samenwerking en het bevordert collectiemobiliteit tussen erfgoedinstellingen. Kijkt u voor de meest recente toevoegingen en informatie op de website van de AAT.

AAT in de praktijk, Bureau AAT, 2011

Collectiemanagement in de praktijk

In dit boekje ontdekt u de mogelijkheden van geautomatiseerde registratie. U zult merken dat u er veel tijd en geld mee kan besparen. Door het maken van de test kunt u kijken hoe effectief en efficiënt u de informatie over uw collectie beheert en krijgt u tips voor eventuele verbetering.

Collectiemanagement in de praktijk, Culturele Biografie Vlaanderen vzw, 2007

Wegwijzer collecties op internet

Steeds meer musea plaatsen collectie-informatie op internet. Er zijn vele manieren om dat te doen. Deze publicatie maakt u wegwijs in de te gebruiken standaarden, en bevat eenvoudige checklists ter voorbereiding van de digitale ontsluiting van uw collectie. De publicatie is in gedrukte vorm te bestellen bij Erfgoed Gelderland.

Wegwijzer collecties op internet, LCM&DEN, 2008

Museummaterialen

U vindt op onze pagina Webwinkel een overzicht van leveranciers met materialen voor het nummeren, archiveren en conserveren van de museale collectie.

Cursus
Registreren en documenteren

Veel provinciale erfgoedhuizen en museumconsulenten geven trainingen en cursussen op diverse gebieden, zoals de basiscursus Informatiebeheer of Beschrijven van filmmateriaal. Raadpleeg voor het actuele overzicht in uw provincie de cursuspagina.

IEMAND SPREKEN?

Neem contact op met een adviseur

De consulenten van het LCM helpen u graag persoonlijk verder. Afhankelijk van de provincie waar u zich bevindt vaak zelfs op kosten van de provincie! Neem contact op met uw dichtstbijzijnde consulent over de mogelijkheden.

Adlib Information Systems BV
René van den Heuvel
T 0346 58 68 00
E info@adlibsoft.com
I www.adlibsoft.nl

Bibi Bodegom Culturele Projecten
Bibi Bodegom
T 06 10746903
E info@bibibodegom.nl
I www.bibibodegom.nl

Reekx B.V.
T 050 312 46 18
E info@reekx.nl
I www.reekx.nl

Verder praten

Museumvereniging
Hier vindt u collega’s met wie u van gedachten kunt wisselen op het gebied van registreren en documenteren. De Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland (SIMIN) van de Nederlandse Museumvereniging is een groep collega’s. De sectie houdt zich onder andere bezig met vraagstukken rondom:
• automatisering en inzet van informatietechnologie in musea
• standaardisering en normering
• digitale duurzaamheid en digitaal erfgoed
• samenwerking tussen erfgoedinstellingen
• deskundigheidsbevordering en professionalisering in musea

LinkedIn
Hier vindt u collega’s met wie u van gedachten kunt wisselen op het gebied van LinkedIn groep Digitaliseren & archiveren. Zij bespreken de mogelijkheden en trends inzake digitaliseren en archiveren en hoe u uw digitaal archief gebruiksvriendelijk kunt openstellen en consulteren via verschillende softwaremogelijkheden.