Formulieren en procedures

“Het nut van regels is, dat je weet waarvan je wilt afwijken” wordt weleens gekscherend gezegd, maar in feite is dit waar. Procedures geven een richtlijn, ze bepalen een werkproces en dwingen u als gebruiker zich af te vragen: “waarom wijk ik er eigenlijk van af?” Hier vindt u diverse procedures en formulieren waar u zelf in de dagelijkse museumpraktijk uw voordeel mee kunt doen.

DOWNLOADS EN LITERATUURTIPS
PEIL SNEL

Met PEIL SNEL kunt u zelf een Quick Scan uitvoeren van het collectiebeheer in uw museum. Het is een checklist met 35 vragen waarop met ja of nee geantwoord moet worden. Achterin vult u de uitkomsten in het schema in. Met dit ingevulde schema kan uw museumteam een actieplan voor collectiebeheer maken en prioriteiten stellen.

Peilsnel Quick Scan collectiebeheer, Erfgoedhuis ZH, 2005

Faciliteitenrapport

Voordat musea overgaan tot het uitlenen van objecten, willen ze er zeker van zijn dat potentiële bruikleennemers er goed voor kunnen zorgen. Om dat te kunnen beoordelen heeft u informatie nodig. Die informatie kan worden verkregen door middel van een faciliteitenrapport. Een faciliteitenrapport geeft inzicht in de faciliteiten en voorzieningen (van het gebouw) waarover een bruikleennemer beschikt en waaruit blijkt dat hij geleende objecten zorgvuldig kan beheren. In deze publicatie leest u er meer over.

Faciliteitenrapport, ICN, 2000

Voorbeeld faciliteitenrapport

Dit  voorbeelddocument kan als basis dienen voor uw eigen faciliteitenrapport.

Voorbeeld Faciliteitenrapport, RCE, 2007

De steekproef als hulpmiddel bij collectiebeheer

Voor musea wordt het steeds belangrijker om bij het ‘managen’ van hun collectie te beschikken over betrouwbare cijfers. Het ICN biedt uw museum met dit informatieblad een instrument om in het kader van collectiemanagement betrouwbare cijfers over uw collectie te verzamelen.

De steekproef als hulpmiddel bij collectiebeheer, ICN, 2000

Voorbeeld bewijs van afgifte/voorlopig schenkingsformulier

Dit voorbeelddocument bewijs van afgifte kunt u gebruiken in uw museum wanneer u voorwerpen ter verwerving krijgt aangeboden.

Bewijs van afgifte, Erfgoed Gelderland, 2017

Aanbevolen inhoud beheersovereenkomst

Van beheer van een collectie is sprake wanneer een collectie door gemeente, provincie of rijk in beheer wordt gegeven aan een museum. Hiervoor wordt een beheersovereenkomst opgesteld. In dit document leest u alles waar u aan moet denken bij het opstellen van een dergelijke overeenkomst.

Aanbevolen inhoud beheersovereenkomst, Erfgoed Gelderland, 2017

Aanbevolen inhoud bruikleenovereenkomst

Bij een bruikleenovereenkomst blijft de bruikleengever eigenaar van het object. De bruikleennemer wordt geacht om goed te zorgen voor het in bruikleen gegeven object. In dit document staat alles waar u aan moet denken bij het opstellen van een bruikleenovereenkomst.

Aanbevolen inhoud bruikleenovereenkomst, Erfgoed Gelderland, 2017

Voorbeeld bruikleenovereenkomst

Dit document is een voorbeeld van een bruikleenovereenkomst die u kunt gebruiken bij bruikleen van objecten.

Voorbeeld bruikleenovereenkomst, Erfgoed Gelderland, 2017

Checklist juridische aspecten van het intermuseale bruikleenverkeer

Zowel bij nationale als bij internationale tentoonstellingen worden rechten en plichten betreffende de bruikleen van kunstvoorwerpen opgenomen in een zogenaamde bruikleenovereenkomst. Elk museum en iedere registrar werkt ermee, in deze checklist vindt u puntsgewijs alle juridische aspecten waarmee u rekening dient te houden.

Checklist juridische aspecten van het intermuseale bruikleenverkeer, Arends, 2007

Voorbeeld schenkingsovereenkomst

Bij een schenking wordt een object in eigendom overgedragen door de eigenaar aan het museum. Dit document is een voorbeeld van een schenkingsovereenkomst die u kunt gebruiken bij schenking van objecten aan uw museum.

Voorbeeld schenkingsovereenkomst, Erfgoed Gelderland, 2017

Checklist SPECTRUM collectiemanagement

Gebruik deze checklist om te testen hoever u staat met uw collectiemanagement. Collectiemanagement behelst de museale praktijk van de handelingen met de objecten én het vastleggen van gegevens in het collectie-informatiesysteem. Kunt u heel veel hokjes aanvinken? Dan heeft u een prima basis voor goed collectiemanagement. Moet u nog veel open hokjes in de lijst? Geen zorg, maar wel tijd voor actie. Aan de hand van Spectrum kunt u het collectiebeheer van uw museum gaan verbeteren.

Checklist SPECTRUM collectiemanagement, MDA, 2006

Spectrum-N 1.0

Hoe beheren en documenteren musea hun collecties? En hoe houden ze die informatie up-to-date? Dat doen ze met SPECTRUM. Dé handleiding voor hoe u een collectie beheert, documenteert en actualiseert. Via de Rijksdienst voor Cultureel Erfgoed kunt u na registratie de handleiding downloaden.

Spectrum-N stroomdiagram
men

Naast SPECTRUM-N 1.0 zijn de procedures nu ook als stroomdiagrammen te downloaden. Hierdoor is Spectrum-N handzamer en nog makkelijker te raadplegen. Voor zaken rondom beleid en wettelijk kader wordt verwezen naar 1.0.

spectrum-N Stroomdiagrammen, RCE & FARO, 2012

CURSUS
SPECTRUM

Veel provinciale erfgoedhuizen en museumconsulenten geven trainingen en cursussen op diverse gebieden. Raadpleeg voor het actuele overzicht in uw provincie de cursuspagina.

IEMAND SPREKEN?
Neem contact op met een adviseur

De consulenten van het LCM helpen u graag persoonlijk verder. Afhankelijk van de provincie waar u zich bevindt vaak zelfs op kosten van de provincie! Neem contact op met uw dichtstbijzijnde consulent over de mogelijkheden.

Erfgoed Brabant

Annette Gaalman 
(ma t/m do)
T 073 615 62 66
M 06 12 15 86 87
AnnetteGaalman@erfgoedbrabant.nl
www.erfgoedbrabant.nl

Verder praten

Museumvereniging
Hier vindt u collega’s met wie u van gedachten kunt wisselen op het gebied van onder andere procedures. De Sectie Informatieverzorging Musea in Nederland (SIMIN) van de Nederlandse Museumvereniging is een groep collega’s. De sectie houdt zich onder andere bezig met vraagstukken rondom:

• automatisering en inzet van informatietechnologie in musea
• standaardisering en normering
• digitale duurzaamheid en digitaal erfgoed
• samenwerking tussen erfgoedinstellingen
• deskundigheidsbevordering en professionalisering in musea